Vedtekter

for

Horten Rotaryklubb

(Org.nr. 991 905 839. RK nr. 12759)

(Vedtatt på klubbmøte 15. august 2017)

Pkt. 1 Klubbens styre

Styret representerer klubben utad og har ansvaret for at klubben drives etter Rotary Internationals lover og klubbens vedtekter.

Styret skal bestå av 5 medlemmer: president, visepresident, past president (den siste fratrådte president), sekretær og kasserer.

Pkt. 2 Valg

Styret skal velges i et særskilt valgmøte som skal avholdes i desember hvert år.

Klubbens valgkomite består av de siste 3 års presidenter med past president som leder. Senest en måned før valget skal valgkomiteen fremme forslag til 5 kandidater til neste års styreverv, samt forslag til revisor. Forslaget skal sendes til medlemmene.

Andre forslag enn valgkomiteens sendes skriftlig til valgkomiteens leder senest 1 uke før valgmøtet og skal legges frem i forbindelse med valgene på valgmøtet.

Samtlige av klubbens medlemmer er valgbare. Styrevalget bør ivareta prinsippet om rotasjon av tillitsverv i klubben.

Valget skal ledes av valgkomiteens leder og gjennomføres slik:

       -    Den sittende presidenten blir utnevnt til neste års past president.

       -    Presidenten velges særskilt. Det er normal praksis i klubben at visepresidenten velges.

       -    Visepresidenten velges særskilt.

       -    Valg av 2 styremedlemmer (sekretær og kasserer)

       -    Valg av revisor

Hvis et medlem forlanger det, eller hvis det er flere forslag enn valgkomiteens, skal valget skje ved skriftlig avstemning.

Det nye styret tiltrer 1. juli og bør snarest etter valget møtes for å forberede sitt år.

Pkt. 3 Tillitsvalgtes oppgaver

Presidenten: Presidenten har det overordnede ansvar for klubbens virksomhet, og skal i samarbeid med sitt styre se til at klubben blir drevet i samsvar med Rotary's mål og klubbens vedtekter. Presidenten leder klubbens og styrets møter og har rett til å delta på alle klubbens komitémøter. 

Visepresidenten: Det er visepresidentens oppgave å lede klubbmøter og styremøter i presidentens fravær.

Past president: Past president leder valgkomitéen. Past president legger på årsmøtet frem revidert regnskap og styrets årsberetning for foregående år.

Sekretæren skal føre fortegnelser over medlemmer og fremmøte, føre referater fra styremøter, ha ansvaret for klubbens arkivfunksjon, sende pålagte rapporter til Rotary International, holde opplysningene om styre m.v. à jour i Enhetsregisteret i Brønnøysund og ellers utfør de oppgavene som tillegger sekretæren.

Kassereren: Kassereren har ansvar for klubbens midler og skal i samarbeid med presidenten ivareta klubbens økonomi. Kassereren skal ved begynnelsen av hvert klubbår utarbeide forslag til budsjett som skal fremlegges for årsmøtet for godkjennelse.

Kassereren skal sørge for innkreving av kontingent fra medlemmene og innbetaling av kontingenter til RI og Distriktet.

Kassereren skal avlegge regnskap ved utgangen av hvert klubbår.

Revisor: Ved klubbårets slutt skal klubbens regnskap revideres av klubbens revisor.

Pkt. 4 Møter

Medlemsmøte: Klubbens ordinære ukentlige medlemsmøte skal holdes tirsdag klokken 19. Det skal holdes minimum 2 møter pr. måned. Varsel om forandringer eller avlysning av tidligere annonserte klubbmøter skal gis alle klubbens medlemmer.

Medlemsmøtene skal normalt ha slik dagsorden:

       1. Møtet åpnes

       2. Gjester ønskes velkommen

       3. Medlemmers fødselsdager frem til neste møte i klubblokalet kunngjøres

       4. Rotarystoff

       5. 3-minutt

       6. Programmets hovedpost

       7. Informasjon om neste møte(r)

       8. Avslutning

Årsmøte: Klubbens ordinære årsmøte avholdes innen utgangen av august hvert år. På årsmøtet legger past president frem årsberetning og revidert regnskap for foregående klubbår for eventuell godkjenning.

På møtet legger styret frem sitt budsjettforslag for årsmøtets godkjennelse. Medlemskontingenten vedtas særskilt eller som del av budsjettet.

Valgmøte: Klubbens valgmøte skal holdes hvert år i begynnelsen av desember måned til valg av styre for kommende år.

Komitémøter: Komitémøter bør avholdes minst 4 ganger i året og holdes vanligvis i tillegg til ordinære klubbmøter.

Styremøter: Styremøter holdes etter behov, men bør holdes en gang hver måned.

Club assembly: Club assembly (CA) består av klubbens styre og komitéledere. CA innkalles etter behov, men bør holdes minst 2 ganger i året.

Styret er vedtaksdyktig når et flertall av styremedlemmene er til stede. Årsmøtet, valgmøtet  og de ordinære medlemsmøtene er vedtaksdyktige når en tredjedel av medlemmene er til stede.

Pkt. 5 Komiteer

I god tid før Rotaryårets begynnelse oppnevner den innkommende presidenten med sitt styres godkjennelse følgende komiteer:

Komité for klubbadministrasjon

Komitéen skal bidra til en effektiv drift av klubben og bl.a. ha ansvar for program og fremmøteregistrering.

Komité for medlemsutvikling

Komitéen skal utforme og gjennomføre en plan for å rekruttere og beholde medlemmer. Komitéen har også ansvaret for bespisninger og selskapelige arrangementer (Tur & Festkomité).

Komité for PR og kommunikasjon

Komitéen skal utforme og gjennomføre planer for intern informasjon om klubbsaker og om Rotary generelt og skal også sørge for ekstern profilering og informasjon om klubbens pågående serviceprosjekter og virksomhet for øvrig.

Komité for The Rotary Foundation (TRF)

Komitéen skal utforme og gjennomføre planer for å støtte The Rotary Foundation gjennom økonomiske bidrag og deltagelse i prosjekter. Komitéen har ansvaret for å planlegge og gjennomføre ungdomsutveksling.

Komité for serviceprosjekter

Komitéen skal utforme og iverksette utdannelsesmessige, humanitære og yrkesrelaterte prosjekter i lokalsamfunnet og andre steder.

Presidenten kan med styrets samtykke opprette andre komiteer eller tillitsverv etter behov.

Presidenten er i kraft av sin stilling medlem av alle komiteer og skal underrettes om møtene. Dette gjelder ikke valgkomitéen i pkt. 2.

Pkt. 6 Kontingent

Årskontingenten bestemmes av klubben fra år til år og betales halvårlig.

Pkt. 7 Fremgangsmåte ved opptak av nye medlemmer.

Medlemmer av klubben kan foreslå nye medlemmer. Forslag sendes til klubbens styre.

Medlemmer som overføres fra en annen klubb kan foreslås av vedkommendes tidligere klubb.

Forslagene behandles konfidensielt.

Styret skal behandle og ta stilling til forslaget innen 30 dager og gi forslagsstilleren melding om utfallet.

Dersom styret har godkjent den foreslåtte som medlem, skal han eller hun inviteres til klubben.

Presidenten skal oppnevne en fadder (som regel forslagsstilleren) som får som oppgave å sørge for at det foreslåtte medlemmet - i samarbeid med PR- og

kommunikasjonskomiteen - blir godt informert om Rotarys formål og om de rettigheter og plikter som medlemskap i klubben innebærer. Han/hun inviteres til å møte i klubben og gis vanligvis en tid til å bli kjent med klubben og Rotary før han/hun eventuelt bestemmer seg for medlemskap.

Pkt. 8 Vedtak og endringer

Disse vedtekter kan endres på ordinært, beslutningsdyktig medlemsmøte. Endringer forutsetter to tredjedeler flertall av de tilstedeværende og at alle medlemmer er gitt skriftlig melding om endringsforslagene 10 dager i forveien. Endringer eller tillegg til vedtektene må ikke være i strid med klubblovene eller R.I’s lover.