Vedtekter
for
Horten Rotaryklubb
(Org.nr. 991 905 839. RK nr. 12759)
(Vedtatt på klubbmøte 15. august 2017)
Pkt. 1 Klubbens styre
Styret
representerer klubben utad og har ansvaret for at klubben drives etter Rotary Internationals
lover og klubbens vedtekter.
Styret skal bestå
av 5 medlemmer: president, visepresident, past president (den siste fratrådte
president), sekretær og kasserer.
Pkt. 2 Valg
Styret skal velges
i et særskilt valgmøte som skal avholdes i desember hvert år.
Klubbens valgkomite består av de siste 3 års presidenter med past president som leder. Senest en måned før valget skal valgkomiteen fremme forslag til 5 kandidater til neste års styreverv, samt forslag til revisor. Forslaget skal sendes til medlemmene.
Andre forslag enn valgkomiteens sendes skriftlig til valgkomiteens leder senest 1 uke før valgmøtet og skal legges frem i forbindelse med valgene på valgmøtet.
Samtlige av klubbens medlemmer er valgbare. Styrevalget bør ivareta prinsippet om rotasjon av tillitsverv i klubben.
Valget skal ledes
av valgkomiteens leder og gjennomføres slik:
- Den
sittende presidenten blir utnevnt til neste års past president.
- Presidenten velges særskilt. Det er normal praksis i klubben at
visepresidenten velges.
- Visepresidenten
velges særskilt.
- Valg
av 2 styremedlemmer (sekretær og kasserer)
- Valg
av revisor
Hvis et medlem forlanger det, eller hvis det er flere forslag enn valgkomiteens, skal valget skje ved skriftlig avstemning.
Det nye styret tiltrer 1. juli og bør snarest etter valget møtes for å forberede sitt år.
Pkt. 3
Tillitsvalgtes oppgaver
Presidenten: Presidenten har det overordnede ansvar for klubbens virksomhet, og skal i samarbeid med sitt styre se til at klubben blir drevet i samsvar med Rotary's mål og klubbens vedtekter. Presidenten leder klubbens og styrets møter og har rett til å delta på alle klubbens komitémøter.
Visepresidenten: Det er visepresidentens oppgave å lede klubbmøter og styremøter i presidentens fravær.
Past president: Past president leder valgkomitéen. Past president legger på årsmøtet frem revidert regnskap og styrets årsberetning for foregående år.
Sekretæren skal føre fortegnelser over medlemmer og fremmøte, føre referater fra styremøter, ha ansvaret for klubbens arkivfunksjon, sende pålagte rapporter til Rotary International, holde opplysningene om styre m.v. à jour i Enhetsregisteret i Brønnøysund og ellers utfør de oppgavene som tillegger sekretæren.
Kassereren: Kassereren har
ansvar for klubbens midler og skal i samarbeid med presidenten ivareta klubbens
økonomi. Kassereren skal ved begynnelsen av hvert klubbår utarbeide forslag til
budsjett som skal fremlegges for årsmøtet for godkjennelse.
Kassereren skal
sørge for innkreving av kontingent fra medlemmene og innbetaling av kontingenter
til RI og Distriktet.
Kassereren skal avlegge regnskap ved utgangen av hvert klubbår.
Revisor: Ved klubbårets slutt skal klubbens regnskap revideres av klubbens revisor.
Pkt. 4 Møter
Medlemsmøte: Klubbens ordinære
ukentlige medlemsmøte skal holdes tirsdag klokken 19. Det skal holdes minimum 2
møter pr. måned. Varsel om forandringer eller avlysning av tidligere annonserte
klubbmøter skal gis alle klubbens medlemmer.
Medlemsmøtene skal
normalt ha slik dagsorden:
1. Møtet
åpnes
2. Gjester
ønskes velkommen
3. Medlemmers
fødselsdager frem til neste møte i klubblokalet kunngjøres
4. Rotarystoff
5. 3-minutt
6. Programmets
hovedpost
7. Informasjon
om neste møte(r)
8. Avslutning
Årsmøte: Klubbens ordinære
årsmøte avholdes innen utgangen av august hvert år. På årsmøtet legger past
president frem årsberetning og revidert regnskap for foregående klubbår for
eventuell godkjenning.
På møtet legger
styret frem sitt budsjettforslag for årsmøtets godkjennelse. Medlemskontingenten
vedtas særskilt eller som del av budsjettet.
Valgmøte: Klubbens valgmøte
skal holdes hvert år i begynnelsen av desember måned til valg av styre for
kommende år.
Komitémøter: Komitémøter bør
avholdes minst 4 ganger i året og holdes vanligvis i tillegg til ordinære
klubbmøter.
Styremøter: Styremøter holdes
etter behov, men bør holdes en gang hver måned.
Club assembly: Club assembly (CA)
består av klubbens styre og komitéledere. CA innkalles etter behov, men bør
holdes minst 2 ganger i året.
Styret er vedtaksdyktig når et flertall av styremedlemmene er til stede. Årsmøtet, valgmøtet og de ordinære medlemsmøtene er vedtaksdyktige når en tredjedel av medlemmene er til stede.
Pkt. 5
Komiteer
I god tid før
Rotaryårets begynnelse oppnevner den innkommende presidenten med sitt styres
godkjennelse følgende komiteer:
Komité for
klubbadministrasjon
Komitéen skal
bidra til en effektiv drift av klubben og bl.a. ha ansvar for program og fremmøteregistrering.
Komité for medlemsutvikling
Komitéen skal
utforme og gjennomføre en plan for å rekruttere og beholde medlemmer. Komitéen
har også ansvaret for bespisninger og selskapelige arrangementer (Tur &
Festkomité).
Komité for PR og
kommunikasjon
Komitéen skal
utforme og gjennomføre planer for intern informasjon om klubbsaker og om Rotary
generelt og skal også sørge for ekstern profilering og informasjon om klubbens pågående
serviceprosjekter og virksomhet for øvrig.
Komité for The
Rotary Foundation (TRF)
Komitéen skal
utforme og gjennomføre planer for å støtte The Rotary Foundation gjennom økonomiske
bidrag og deltagelse i prosjekter. Komitéen har ansvaret for å planlegge og gjennomføre
ungdomsutveksling.
Komité for
serviceprosjekter
Komitéen skal
utforme og iverksette utdannelsesmessige, humanitære og yrkesrelaterte prosjekter
i lokalsamfunnet og andre steder.
Presidenten kan
med styrets samtykke opprette andre komiteer eller tillitsverv etter behov.
Presidenten er i kraft
av sin stilling medlem av alle komiteer og skal underrettes om møtene. Dette
gjelder ikke valgkomitéen i pkt. 2.
Pkt. 6
Kontingent
Årskontingenten
bestemmes av klubben fra år til år og betales halvårlig.
Pkt. 7
Fremgangsmåte ved opptak av nye medlemmer.
Medlemmer av
klubben kan foreslå nye medlemmer. Forslag sendes til klubbens styre.
Medlemmer som
overføres fra en annen klubb kan foreslås av vedkommendes tidligere klubb.
Forslagene
behandles konfidensielt.
Styret skal
behandle og ta stilling til forslaget innen 30 dager og gi forslagsstilleren
melding om utfallet.
Dersom styret har
godkjent den foreslåtte som medlem, skal han eller hun inviteres til klubben.
Presidenten skal
oppnevne en fadder (som regel forslagsstilleren) som får som oppgave å sørge for
at det foreslåtte medlemmet - i samarbeid med PR- og
kommunikasjonskomiteen - blir godt informert om Rotarys formål og om de rettigheter og plikter som medlemskap i klubben innebærer. Han/hun inviteres til å møte i klubben og gis vanligvis en tid til å bli kjent med klubben og Rotary før han/hun eventuelt bestemmer seg for medlemskap.
Pkt. 8
Vedtak og endringer
Disse vedtekter
kan endres på ordinært, beslutningsdyktig medlemsmøte. Endringer forutsetter to
tredjedeler flertall av de tilstedeværende og at alle medlemmer er gitt
skriftlig melding om endringsforslagene 10 dager i forveien. Endringer eller
tillegg til vedtektene må ikke være i strid med klubblovene eller R.I’s lover.